Hantering av personuppgifter

När ni skickar in en intresseanmälan för öppet hus eller visning av en förskola behöver samtycke lämnas. Samtycke är frivilligt och avges automatiskt när anmälan eller önskemålet skickas in. Syftet med behandlingen är att informera er i enlighet med det ni visat intresse för.

Personuppgifter som behandlas kopplat till det här är:

• Namn
• Epost

Mottagare av personuppgifterna: Den specifika förskolan inom Pysslingen Förskolor

Rättslig grund: Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att mejla till info@pysslingen.se
Du avregistrerar dig från reklam för Pysslingen Förskolor genom att maila till info@pysslingen.se.
Har du frågor rörande samtycke, kontakta dataskydd@academedia.se 

Bevarandetid: I samband med visning/öppet hus bevaras uppgifterna max en månad efter aktiviteten.

Vid utskick av marknadsföringsmaterial köps adresser in från tredje part. Uppgifterna innefattar namn och adress till dig som vårdnadshavare samt ditt barns födelseår. Uppgifterna bevaras tills att syftet med kommunikationen är uppnått.

Permanenta cookies lagras på en enhet under en längre period för att webbplatsen ska kunna anpassas efter vars och ens önskemål, val och intressen. De används till exempel för att informera om vad som är nytt sedan senaste besöket på webbplatsen. Dessa cookies kan sparas i upp till två år.

Sessionscookies lagras temporärt på en dator när man besöker en webbplats och skickas mellan respektive dator och server under tiden man besöker webbplatsen. Dessa raderas när man stänger ned sin webbläsare. De används exempelvis för att hålla reda på vilket språk som har valts.

Genom att använda cookies känner AcadeMedias webbplatser igen våra besökare som då inte behöver ange data på nytt varje gång man besöker våra webbplatser. AcadeMedia kan i sin tur anpassa tjänsterna efter användarnas behov, så att man exempelvis inte behöver välja språk. Genom att cookies håller ordning på vad man tidigare visat intresse för, kan AcadeMedia skräddarsy information och erbjudanden från bolag inom AcadeMedia.

AcadeMedia använder cookies för utvärdering av sök- och användarbeteenden på AcadeMedias webbplatser för att vidareutveckla digitala tjänster. Syftet är att optimera användarupplevelsen, individualisera marknadsföringen och få statistik. Informationen kan komma att delas med andra bolag inom och utom AcadeMedia. Det gäller främst våra samarbetspartner, till exempel webbyråer men även Facebook, Google och Snapchat.

Information samlas in och sparas med Google Analytics för att föra statistik och kunna förbättra våra besökares upplevelse på webbplatsen. Informationen som skapas av dessa cookies genom användning av webbplatsen, inklusive besökarens IP-adress, vidarebefordras till och lagras av Google på servrar i USA. Google kan överföra denna information till tredje part om det krävs enligt amerikansk lag eller i de fall en tredje part behandlar informationen för Googles räkning. För ytterligare information kring Google Analytics och Googles informationsbehandling hänvisas till Googles sekretesspolicy (öppnas i nytt fönster). Om besökaren inte vill att besöken på våra webbplatser ska visas i statistiken i Google Analytics kan besökarna installera ett tillägg i sin webbläsare.

De flesta webbläsare accepterar automatiskt cookies. Om besökarna inte vill tillåta cookies kan de vägra cookies i respektive webbläsares inställning och radera cookies som finns sparade på egen hårddisk.

Kommunicera med vårdnadshavare

Vi vill göra det enkelt för dig att fånga upp ditt barns tankar och upplevelser. Genom vårt digitala kommunikationsverktyg Mitt Pysslingen får du en inblick i ditt barns vardag och utveckling på förskolan. Där hittar du också viktig information från förskolan. Du som vårdnadshavare kan kommunicera enkelt och säkert om barnets närvarotider, vem som hämtar och lämnar eller meddela om du kommer dyka upp senare än planerat.

Förskolan/skolan kan behöva kontakta vårdnadshavare vid akuta situationer eller sjukdom som uppstår. Det är också möjligt för dig som vårdnadshavare att kontakta förskolan/skolans ledning eller huvudman och den kontakten sker främst via e-post eller telefonsamtal.

För att kunna göra detta behöver vi behandla följande kategorier av personuppgifter om er:

• • Kontaktuppgifter som e-post och telefonnummer

Mottagare av personuppgifter:
Förskolans personal

Rättslig grund:
Allmänt intresse, informera vårdnadshavarna om verksamheten 3 kap.
3 § Skollagen samt bedriva verksamheten

Bevarandetid:
Kommunikation såsom e-post gallras när syfte med kommunikation är uppnådd. Dock kan vissa personuppgifter och kommunikation bevaras längre om det är en del av en annan behandling t.ex. klagomål mot utbildningen eller som en del av det systematiska kvalitetsarbetet.

När barn vistas i vår verksamhet tar vi över tillsynsansvar för barnet temporärt. För att vi ska planera bemanningen och säkerställa en god omsorg utifrån barnets närvaro behöver vi även veta vilka tider som du tänker lämna barnet på förskolan. Ibland kan det vara att du behöver vårda ditt barn hemma och ta ut tillfällig föräldrapenning, så kallad VAB. Vi behöver därför information om när ditt barn inte kommer till förskolan.

För att kunna göra detta behöver vi behandla följande kategorier av personuppgifter om er:

• Barnets namn och personnummer (F)
• Ditt namn och personnummer (F)
• Kontaktuppgifter som epost och telefon
• Bild på barn, skada eller liknande
• Kommunikation
• Planerade närvarotider
• Faktiska närvarotider (F)
• Frånvaro (F)
• Grupp/avdelning

Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med mottagaren av informationen, t ex om en vårdnadshavare skickar ett sms till förskolans telefon samt med leverantörerna av Mitt Pysslingen, Advania och Schoolsoft som är våra biträden. Uppgifterna behandlas endast inom EU/EES. Personuppgifter markerad med (F) kan komma att delas med Försäkringskassan vid eventuella förfrågning om närvaro/frånvaro från myndigheten.

Rättslig grund: Allmänt intresse art. 6 e) GDPR bedriva förskoleverksamhet och planera bemanning, samt 110 kap. 13, 14 §§ Socialförsäkringsbalken (2010:110) samt Försäkringskassans riktlinjer för rapportering till myndigheten.

Bevarandetid: Personuppgifter bevaras under tiden barnet är inskrivet hos Academedia.

Vi är mycket stolta över vårt systematiska kvalitetsarbete som säkerställer att alla barn får vad de har rätt till i form av kunskapsutveckling och undervisning. För att bedriva vårt systematiska kvalitetsarbete måste vi hantera ditt barns personuppgifter.

• Namn på barn och eventuellt vårdnadshavare
• Kön
• Grupp/avdelning
• Pedagogisk planering
• Ljud- och bildmaterialet från verksamheten, t ex bild på ditt barn i ett undervisningsmoment
• Underlag för utvecklingssamtal
• Utvärderingar

Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med personal på förskolan, med medarbetare inom Academedia som arbetar med kvalité samt leverantörer av våra digitala plattformar där vi arbetar som Google och Schoolsoft. Uppgifterna som finns i Schoolsoft behandlas endast inom EU/EES enligt avtal. Användning av Google innebär exponering mot USA baserat på adekvansbeslut EU-US DPF i enlighet med art. 45 GDPR.

Rättslig grund: Allmänt intresse, systematiskt kvalitetsarbete ska dokumenteras, 2 kap. 3, 4, 6 §§ Skollagen (2010:800) 8 kap. 10 § skollagen för modersmål

Bevarandetid: Personuppgifter bevaras under tiden barnet är inskrivet hos Academedia.

När ditt barn får en plats i vår förskola genomförs flera behandlingar av personuppgifter. Ditt barn och du skrivs in i vårt källsystem Schoolsoft och ett konto i Mitt Pysslingen. Där lägger vi in uppgifter om dig och ditt barn som behövs för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet, t ex hanteras vistelsetid för ditt barn. Under tiden tid barn går i förskolan kan vistelsetiden ändras, t ex om du är föräldraledig då antalet timmar ditt barn har rätt att vara i förskolan ändras. Därmed behandlar vi även uppgifter om dig och er familjesituation.

I samband med det som beskrivits ovan behandlas följande personuppgifter:

• Namn och personnummer på barn
• Namn och personnummer vårdnadshavare
• Folkbokföringsadress
• Telefon
• Epost
• kommentar (fritextfält)
• Syskon
• Föräldraledighet
• Om aktuellt, anledning till särskild förtur
• Vistelsetid
• Modersmål
• Uppgift om hälsa som sjukdom, diagnos eller liknande som förskolan behöver veta för att kunna tillhandahålla särskilt stöd eller arbeta med barnhälsa. Mer information om behandlingar relaterat till det finns nedan.

Mottagare av personuppgifter: Intendent eller annan administrativ personal på förskolan, personal på förskolan som barnskötare och förskollelärare, leverantör av system som Schoolsoft och Mitt Pysslingen, uppgifterna behandlas endast inom EU/EES.

Rättslig grund: Allmänt intresse, art. 6 e) och art 9 g) GDPR bedriva förskola och uppfylla krav på särskilt stöd och arbete med modersmål 8 kap. 3-7 §§ Skollagen (2010:800), 8 kap. 9 § skollagen för särskilt stöd och 8 kap. 10 § skollagen för modersmål.

Bevarandetid: Antagningsbeslut och uppsägning av köplats gallras vid läsårsslut enligt arkivplan. Övriga personuppgifter bevaras under tiden barnet är inskrivet i förskolan och ska därefter gallras.

I samband med att barnet börjar skolan får du som vårdnadshavare ett AD-konto hos oss för att kunna ta del av information genom våra lärplattformar som Mitt Pysslingen. Vi skapar också ett konto för dig i Schoolsoft där vi hanterar personuppgifter. Du får ingen egen inloggning i Schoolsoft. Personuppgifterna om dig och ditt barn kommer från hemkommunen, dig själv och SPAR (Statens personadress register). Har du frågor om ditt konto, kontakta i första hand förskolan.

I samband med det som beskrivits ovan behandlas följande personuppgifter:

• • Vårdnadshavares samt barnets namn och personnummer
  • Vårdnadshavares epost och telefonnummer

Mottagare av personuppgifter: Informationen hanteras av förskolans IT-stöd och skoladministration, Academedia Support AB samt i Azure som tillhandahålls av vår leverantör och biträde Microsoft, uppgifterna ska endast behandlas inom EU/EES enligt avtal.

Laglig grund: Rättslig förpliktelse art. 6 c) GDPR behörighetshantering, åtkomsthantering och uppgiftsminimering

Bevarandetid: Personuppgifter bevaras under tiden barnet är inskrivet hos förskolan.

När vi bedriver undervisning och förskoleverksamhet behandlas ditt barns personuppgifter. Det kan t ex vara pedagogisk dokumentation, att vi fotar barnet i ett moment i undervisningen eller beskriver barnets utveckling, genomför en barnkonsekvensanalys eller sätter upp barnets namn och bild i hallen på hens plats. Det kan även vara att vi använder digitala verktyg för att stötta ditt barn som t ex bildstöd. I samband med det här kan följande personuppgifter behandlas:

• Bild, film- och ljudinspelningar av barn/där barn förekommer
• Namn
• Förskola
• Innehåll som skapas i tjänsten, t ex förklaringar eller berättelse genom bildstöd eller teckenspråkstöd

Mottagare av personuppgifter: I samband med att dessa behandlingar sker kan digitala lärverktyg eller andra tjänster användas vilket innebär att ditt barns personuppgifter hanteras av tjänsteleverantörer som möjliggör vårt arbete med digitala verktyg. Det kan, utöver Google och Schoolsoft som nämnts ovan vara Advania och Microsoft. Av dessa överför Google och Microsoft uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. Personuppgifterna kan även delas med så kallade tredjepartsappar som vi använder i undervisningen. För bildstöd används t ex Widget Online. För att trygga barnens personuppgifter vid användning av tredjepartsappar ska granskning ske av Privacy Office innan en ny tjänst börjar användas. Har du frågor kring vilka specifika tjänster som används, kontakta din förskola.

Rättslig grund: Allmänt intresse, genomföra undervisning 1 kap. 11 § Skollagen (2010:800) enligt läroplanen lpö 18 Förskollärare ska ansvara för att varje barn utmanas och stimuleras i sin motoriska, sociala, emotionella och kognitiva utveckling och får använda digitala verktyg på ett sätt som stimulerar utveckling och lärande.

Bevarandetid: Personuppgifter bevaras under tiden barnet är inskrivet hos Academedia eller medarbetare är anställd/arbetar och gallras när barnet lämnat verksamheten eller anställd avslutat anställning.

När ditt barn har plats i förskola behöver vi beräkna din avgift baserat på hushållets inkomst för att se om den når så kallad maxtaxa. Behandlingen innebär även att personuppgifter hämtas från vårt källsystem Schoolsoft och skickas till leverantören som utför faktureringen genom att skicka fakturan till dig som mottagare. Vi jämför sedan inkomna betalningar mot de fakturor som skickas ut. Vid utebliven betalning skickas information till inkassobolag då behandlas flera kategorier av personuppgifter.

• Hushållets inkomst för att beräkna avgiften.
• Ditt namn och personnummer
• Din adress
• Ditt barns avdelning
• Antal barn i hushållet
• Syskonordning
• Avgiften

Mottagare av personuppgifter: Personuppgifterna behandlas i källsystemet Schoolsoft. Personuppgifterna behandlas av ekonomer inom Academedia samt Adela och Intrum som biträde till oss som genomför fakturering fysiskt eller digitalt. Om fakturan inte betalas delas personuppgifter med inkassobolag. Uppgifterna ska endast hanteras inom EU/EES.

Rättslig grund: Allmänt intresse erbjuda förskola, fakturering, 8 kap. 20-21 §§ Skollagen (2010:800), Rättslig förpliktelse för bevarande av underlag för fritidsavgift 7 kap. 1 § Bokföringslagen (1999:1078).

Bevarandetid: Identitetsuppgifter och avgiften förvaras i 7 år efter att fakturan är skickad. Alla andra personuppgifter bevaras under tiden ditt barn är inskrivet hos Academedia.

Det finns i skollagen krav på att vi ska genomföra utvecklingssamtal i förskolan. I samband med att detta sker behandlas följande personuppgifter:

• Förnamn
• Efternamn
• Avdelning
• Pedagogisk dokumentation och utveckling
• Uppgifter om hälsa i form av diagnos kan förekomma.

Mottagare av personuppgifter: Ansvarig förskollärare, vårdnadshavare, Google som system där underlaget hanteras. Användning av Google innebär exponering mot USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enligt med art. 45 GDPR.

Rättslig grund: Allmänt intresse, genomföra utvecklingssamtal och utvecklingsplan. 8 kap. 11§ Skollagen (2010:800)

Bevarandetid: Personuppgifter bevaras under tiden ditt barn är inskrivet på förskolan och raderas senast sex månader efter att barnet lämnat förskolan.

Både i skollagen och i läroplanen beskrivs det tydligt att förskolan ska särskilt uppmärksamma barn i behov av särskilt stöd och att vi ska ge det stöd som deras speciella behov kräver. Ibland är behoven utöver det som skolan kan erbjuda inom ramen för verksamheten och kan behöva söka tilläggsbelopp för att möta enskilda barns behov. Vi kan därför behöva behandla uppgifter om barnet för att hantera och bemöta rättsliga krav kopplat till tilläggsbeloppsansökan samt för att tillhandahålla särskilt stöd. I samband med det behandlas följande personuppgifter:

• Namn
• Personnummer
• Förskola och avdelning
• Pedagogisk kartläggning
• Handlingsplan
• Ansökan om tilläggsbelopp
• Uppgifter om hälsa kopplat till behovet om särskilt stöd

Mottagare av personuppgifter: Rektor, hemkommun, Google som system där underlaget hanteras. Användning av Google innebär exponering mot USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework art. 45 GDPR.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, tillhandahålla särskilt stöd i förskolan 8 kap. 9 § Skollagen

Bevarandetid: Dokumentation för särskilt stöd gallras efter överlämning vid övergång till grundskolan, dokumentation avseende tilläggsbelopp gallras efter 10 år.

I vissa fall arbetar vi med barnhälsa för att säkerställa omsorg om ditt barn. Det kan t ex handla om att hantera barns allergier, sjukdom, medicinering eller anpassa i enlighet med utredning inom sjukvården. Det kan i praktiken vara att du lämnar information om att ditt barn behöver specialkost eller att ditt barn behöver medicineras eller följa en egenvårdsplan som tagits fram i samråd med läkare. För att genomföra arbete kan vi göra följande behandlingar:

• Dokumentation av barns specialkost för beställning/tillagning av mat
• Dokumentation med text och bild av barns specialkost för information till de anställda på förskolan.
• Förvaring av barns medicinsk/psykologisk anamnes, psykosocial status eller specialpedagogiska behov som överlämnas av vårdnadshavare till förskolan fysiskt på förskolan eller med hjälp av digitalt system.
• Uppdatering av egenvårdsplan enligt överenskommelse med vårdnadshavare och behandlande läkare.

I samband med detta behandlar vi följande personuppgifter:

• Dokumentation av barns specialkost för beställning/tillagning av mat
• Dokumentation med text och bild av barns specialkost för information till de anställda på förskolan.
• Förvaring av barns medicinsk/psykologisk anamnes, psykosocial status eller specialpedagogiska behov som överlämnas av vårdnadshavare till förskolan fysiskt på förskolan eller med hjälp av digitalt system.
• Uppdatering av egenvårdsplan enligt överenskommelse med vårdnadshavare och behandlande läkare.

Kategori av personuppgifter:

• Namn och personnummer på barn
• Namn och personnummer på vårdnadshavare
• Kontaktuppgifter till vårdnadshavare
• Grupp (avdelning)/förskola
• Uppgifter från BVC
• Specialkost (kan visa på religiös tillhörighet)

Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med rektor, ansvarig personal för barnet på förskolan samt hemkommun och våra leverantörer av systemen som arbetet sker i, t ex Google och Schoolsoft. Användning av Google innebär exponering mot USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework art. 45 GDPR. Kontakta förskolan om du vill veta mer.

Samtliga personuppgifter ovan kan även delas till tillsynsmyndighet, domstol, motparter etc. om det finns lagstöd eller krävs enligt annan rättslig förpliktelse.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, (jämte 26 a kap 4 § skollagen). Utredningsplikt följer av bl.a. 3 kap 8-9 §§ skollagen.

Personuppgifterna som behandlas kan vara känsliga enligt GDPR, de behandlas med stöd av art 9. g) GDPR som en del av att uppfylla de krav som finns i skollagen om särskilt stöd.

Bevarandetid: Personuppgifter bevaras under tiden ditt barn är inskrivet på förskolan.

Inom förskolan finns det olika rättsliga krav på verksamheten kopplat till hantering av incidenter, kränkningsanmälningar och tillbudsrapporter. I praktiken kan det handla om att du som vårdnadshavare lämnar in ett klagomål om ditt barns förskola till rektorn eller skolchef. Det är möjligt att lämna anonyma klagomål, men för att genomföra en fullständig utredning kan enheten behöva samla in och behandla en del personuppgifter som är relevanta för att utreda ditt klagomål.

Rektorer har ett arbetsmiljöansvar för de barn som finns i enheten, även om dessa inte omfattas av arbetsmiljölagen. Tillbud och olyckor som drabbar barn anmäls till huvudman för att denne systematiskt ska kunna följa upp inrapporterade tillbud och vidta åtgärder för att säkerställa att miljön är trygg för varje barn.

En rektor, förskollärare/lärare eller annan personal som får kännedom om att ett barn eller vuxen har blivit utsatt för kränkande behandling av ett annat barn eller vuxen i samband med verksamheten är även skyldig att anmäla detta till huvudman.

För att kunna upprätthålla dokumentation kring eventuella anmälningar eller incidenter som inträffar i samband med barnets deltagande i förskolan/skolan gör vi följande personuppgiftsbehandlingar:

• Dokumentera eventuella olyckor/tillbud i ärendehanteringssystem
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till eventuell olyckor/tillbud för barnens arbetsmiljö.
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till eventuell kränkande behandling i verksamheten.
• Åtgärdsplan för att säkerställa att kränkning upphör.
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till klagomål mot utbildningen.
• Handlingsplan för att åtgärda eventuella brister som upptäckts i verksamheten utifrån klagomål.
• Kommunikation av utredning och vidtagna åtgärder till dig som vårdnadshavare.

I samband med detta behandlas följande kategorier av personuppgifter:

• Namn på barn
• Namn på vårdnadshavare
• Kontaktuppgifter till vårdnadshavare
• Klagomålet som lämnats in med tillhörande underlag som t ex bilder
• Upplysningar, handlingar och annat material som behövs för internutredning

Mottagare av personuppgifter: Internt delas informationen med de som arbetar med frågan t ex rektor, skolchef och aktuell personal på förskolan eller inom Academedia, t ex skoljurister, samt våra leverantörer av systemen som arbetet sker i, t ex Google och Schoolsoft. Användning av Google innebär exponering mot USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework art. 45 GDPR. Kontakta förskolan om du vill veta mer.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, hantera klagomål 4 kap. 8 §, 6 kap. 10 § Skollagen (2010:800)

Bevarandetid: Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen bevaras i 5 år efter att beslut förmedlas. Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § Skollagen (2010:800) bevaras också i 5 år.

Dokumentation av tillbud/olycksfall och utredning bevaras i 5 år efter att olyckan/tillbud anmäls för att säkerställa att du som vårdnadshavare kan få ut relevant information för t.ex. försäkringsanmälan.

Vi har kontakt med olika tillsynsmyndigheter då vi enligt 26 kap 7 § Skollagen (2010:800) har en skyldighet att tillhandahålla handlingar och annat material som behövs vid en tillsyn. Kommunen där förskolan finns kan även genomföra tillsyn av våra verksamheter för att säkerställa att vi lever upp till de lagkrav som finns för t.ex. utbildning, miljö och hälsa eller barns rättigheter. När en tillsynsmyndighet begär tillgång till olika underlag kan vi behöva behandla personuppgifter för att redovisa efterlevnad av lagkraven. Det kan vara en sammanställning av vår organisation, uppgifter om enhetens systematiska kvalitetsarbete eller ett rutindokument. Underlag samlas oftast digitalt t ex på Google Drive och skickas in till den tillsynsmyndighet på det kommunikationssätt som myndigheten begär.

Vi eftersträvar att avidentifiera personer när inspektionen behöver tillgång till underlag i samband med deras tillsyn, men ibland måste vi lämna in uppgifter om dig om Skolinspektionen utreder ett ärende som är relaterat till dig. I samband med detta behandlas följande kategorier av uppgifter där dina personuppgifter kan förekomma:

• Upplysningar, handlingar och annat material som behövs för tillsynen där kan t ex namn och innehåll i klagomål förekomma
• Huvudmannens yttrande om särskilt begäran

Mottagare av personuppgifter: Tillsynsmyndighet som Skolinspektionen, kommun där skolan är placerad, leverantör av system som används vid arbetet, t ex Schoolsoft och Google. Användning av Google innebär exponering mot USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, 26 kap. 7 § Skollagen (2010:800)

Bevarandetid: 5 år efter avslutad tillsyn gallras underlag från Google Drive, om myndigheten har begärt information via epost raderas e-posthandlingar från systemet direkt efter handlingarna skickas.

Som vårdnadshavare till barn på en av våra förskolor kan du godkänna eller “ge samtycke till” att skolan kan fotografera, filma eller spela in ljud med ditt barn, som skolan sedan kan använda i marknadsföring och informationsutskick.

Om du lämnat ditt samtycke till att ditt barn får vara med på bilder, filmer och ljud som vi publicerar på våra sociala medier, t ex Instagram och Facebook så behandlas ditt barns personuppgifter även där. När du skrev under samtyckesblanketten fick du information om förutsättningarna för publiceringen och vad samtycket gäller, samma information finns samlad här.

När vi använder material innehållande personuppgifter inom våra verksamheter, ska det ske med beaktande av dataskyddsförordningen (GDPR). För att få fotografera, filma, spela in ljud eller skriva om barn och sprida materialet internt eller i marknadsföringssyfte, behövs samtycke från vårdnadshavare. Båda vårdnadshavares underskrifter krävs. Om endast en vårdnadshavare lämnar sitt samtycke räknas det som att samtycke saknas för barnet.

Intern information och marknadsföring
Förskolan är både en del av Pysslingen och AcadeMedia. Ibland skapas och används material (bilder/filmer/ljud) i skolmiljö- eller sammanhang med medverkande barn i kompetensutvecklande syfte, exempelvis vid utbildningar eller nätverk för rektorer eller pedagoger. För att få lov att skapa och publicera material internt där barnet medverkar, behöver vi ditt samtycke. Materialet kommer som längst publiceras i tre år. Ifall samtycke givits kommer barn och vårdnadshavare inte att informeras inför varje publiceringstillfälle.

Extern information och marknadsföring
För att fotografera, filma och/eller spela in barnet i skolmiljö eller undervisningssammanhang och därefter publicera eller sprida materialet i marknadsföringssyfte (t.ex. i sociala medier, visning vid öppet hus eller annonskampanjer) behöver vi ditt samtycke. Ifall samtycke givits kommer barn och vårdnadshavare inte att informeras inför varje publiceringstillfälle. Bilderna kommer som längst att vara publicerade i tre år.

Återkalla samtycke
Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att mejla eller genom att kontakta personalen på förskolan, du behöver inte motivera varför. Ett tillbakadraget samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar blir olagliga, eftersom samtycket var giltigt under perioden som de publicerades.

Vid publiceringen behandlas följande personuppgifter av barnet:

• Bild, film- och/eller ljud
• Eventuellt namn
• Förskola

Mottagare av personuppgifter: Beror på om det är intern eller extern information och marknadsföring. Vid intern information mottar medarbetare eller andra vårdnadshavare inom Academedia informationen, vid extern information/marknadsföring är det allmänhet och följare av våra sociala medier som mottar informationen.

Rättslig grund: Samtycke, återkallande av samtycke kan ske genom att kontakta skolan

Bevarandetid: När tre år har passerat, eller om samtycket tas tillbaks, kommer materialet tas bort från vårt arkiv och från platser där det har publicerats. Om du har frågor om när uppgifterna kommer raderas kontakta förskolan.

På uppdrag av Skolverket samlar SCB in uppgifter om förskolan som en del av Skolverkets nationella uppföljningssystem. Vi lämnar därmed ut uppgifter till dem om både barn och personal. I samband med det behandlas följande personuppgifter:

• Barnets personnummer
• Verksamhetstyp, i vårt fall fristående förskola
• Barngruppens namn
• Startdatum då barnet började i vår förskola

Mottagare av personuppgifter: Medarbetare internt som sammanställer informationen, SCB och Skolverket

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, Uppgiftsskyldighet gäller enligt 26 kap. 25 § skollagen (2010:800).
Av 1 § förordningen (1992:1083) om viss uppgiftsskyldighet för huvudmännen inom skolväsendet m.m. följer att Skolverket får meddela föreskrifter om vilka uppgifter som ska lämnas. Insamlingen regleras av Skolverkets föreskrifter (SKOLFS 2011:142) om uppgiftsinsamling från huvudmännen inom skolväsendet m.m. Statistiken regleras även av lagen (2001:99) och förordningen (2001:100) om den officiella statistiken.

Bevarandetid: Personuppgifterna som lämnas ut bevaras och gallras i enlighet med vad som beskrivits under andra behandlingar, t ex undervisning. Generellt bevaras uppgifterna under tiden barnet är inskrivet i verksamheten.

Under vissa förutsättningar kommunicerar vi med socialtjänsten eller lämnar ut uppgifter till dem, t ex om vi gör en orosanmälan, vilket det finns krav på i lag när vissa omständigheter föreligger. Kontakten sker via rekommenderat brev alternativt e-tjänster som kommunerna tillhandahåller. Uppgifterna som lämnas kommer från personal på förskolan, barnet själv eller andra barn. Om detta sker behandlas följande personuppgifter:

• Namn på barn och vårdnadshavare
• Personnummer
• Adress
• Innehåll i orosanmälan t ex beskrivning av familjesituation, livssituation
• Uppgifter om hälsa eller religion kan förekomma i orosanmälan

Mottagare av uppgifter: Rektor, socialtjänst i hemkommun

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, 14 kap. 1 § Socialtjänstlagen, uppgifter om hälsa behandlas med stöd av art. 9 b) GDPR.

Bevarandetid: Underlag som skickas in ska inte sparas men det noteras att anmälan gjorts.